Reuniões Produtivas, Faz a Diferença
Não é de hoje que ouvimos críticas sobre reuniões que se arrastam por horas e, ao final, pouco ou nada de importante é resolvido ou decidido. Quando isso começa a acontecer com frequência, a palavra “reunião” passa a ser sinônimo de perda de tempo e enrolação, incomodando boa parte dos participantes.
Porém, as reuniões são importantes e fundamentais para todos dentro das empresas, pois nela se definem, sugerem e ajustam várias coisas importantes não só para as empresas, mas também para os colaboradores e clientes.
É fundamental que os líderes se reúnam regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir o andamento das coisas. Afinal, não se pode pensar em crescimento e espaço no mercado sem ter estratégias bem definidas e colaboradores muito bem alinhados com as expectativas das empresas.
Para realizar uma reunião produtiva é importante que todos estejam muito bem preparados, que conheçam a pauta e saibam o que esperar da reunião. Para isso acontecer, o líder responsável pela reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam chegar a um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, é preciso que todos os integrantes da reunião participem, e sejam motivados a opinar e propor ideias, com isso, se propicia a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra, então nunca esqueça, escutar a todos é fundamental.
Para que as reuniões sejam altamente produtivas e alcance os resultados esperados, devem-se seguir alguns passos, conforme abaixo:
Comece e termine sempre no horário determinado, quando você marca um horário para iniciar, ele precisa ser respeitado por todos, quando um dá uma desculpa e atrasa, os outros começam a fazer o mesmo;
Compartilhe e siga a pauta, com isso, todos vão participar e colaborar com mais assertividade, pois não haverão surpresas e nem “pegadinhas”;
Estimule o compartilhamento de ideias e estratégias, dê a oportunidade para o grupo pensar na solução dos problemas;
Controle o ritmo e o calor das emoções, evitando atropelamentos, desrespeito e inibição por partes dos mais tímidos;
Evite ao máximo expor as pessoas, se você precisar fazer isso, comunique-as antes e combine a regra do jogo, pegar as pessoas de surpresa em público, nem pensar;
Fale sempre sobre os resultados alcançados e não se esqueça de cumprimentar e agradecer quem ajudou a conquista-los;
Fale sobre os desafios futuros e quais as estratégias para alcançá-los;
Compartilhe os elogios feitos pelos clientes para a equipe e colaboradores, citando o nome dos mesmos. Comentários negativos também devem ser levados para a discussão para se buscar soluções, mas nunca citar nome dos envolvidos, isso deve ser feito reservadamente em forma de feedback;
Finalize a reunião no horário marcado e sempre repassando tudo que foi discutido e acordado e o que ficou para ser discutido na próxima reunião.
Você tem participado de reuniões produtivas ou improdutivas? Você está preparado(a) para realizar reuniões produtivas? Sua empresa estimula as reuniões produtivas? Não esqueçam, nos dias de hoje, as reuniões precisam ser curtas e produtivas, pois se você perde tempo, você perde mercado, perde clientes e os melhores colaboradores.
Um grande abraço a todos!
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